Autorité de surveillance de l'état-civil

Ce que fait l'autorité de surveillance de l'état civil

L'autorité de surveillance de l'état civil décide de la reconnaissance et de la transcription :

• des faits d’état civil survenus à l’étranger
• des décisions relatives à l'état civil prises par des autorités suisses et étrangères

Elle instruit également les dossiers relatifs :

• au droit de cité cantonal
• aux demandes de changement de nom ou de prénom

Ce que l'autorité de surveillance de l’état civil ne fait pas

Elle n’est pas compétente pour les démarches suivantes :

• délivrer un acte d’état civil suisse
• ouvrir une procédure préparatoire au mariage
• annoncer une naissance
• reconnaître un enfant
• déclarer un changement de sexe
• annoncer un décès

Pour ces démarches, veuillez vous adresser à votre l’office de l’état civil compétent :

• Les actes d’état civil suisses sont délivrés uniquement par l’office de l’état civil qui a enregistré l’événement (naissance, mariage, décès, etc.). Ces documents servent à prouver officiellement un événement de vie inscrit dans les registres suisses.
• Les actes relatifs à l'état civil et au statut familial sont établis par l'arrondissement de l'état civil du lien d'origine pour les ressortissants suisses et par l'arrondissement de l'état civil du lieu domicile pour les personnes de nationalité étrangère.

Ce que vous devez savoir

Si vous êtes de nationalité suisse ou étranger ayant un lien familial reconnu avec un citoyen suisse (ou figurant dans le registre suisse de l’état civil), vous devez annoncer les événements d’état civil survenus à l’étranger (naissance, mariage, décès, etc.) ainsi que les décisions et déclarations étrangères qui vous concernent.

Où et comment annoncer l’événement

L’annonce doit se faire auprès de la représentation suisse (ambassade ou consulat) dans le pays où l’événement a eu lieu. Cette autorité :

• vous informe sur les documents requis
• vérifie leur validité
• transmet le dossier à l’autorité de surveillance de l’état civil du canton compétent (d’origine ou de domicile, selon votre nationalité)

Étapes de la procédure

1. Dépôt du dossier auprès de la représentation suisse
2. Analyse des documents par la représentation suisse
3. Transmission à l’autorité cantonale compétente en matière d’état civil
4. Analyse du dossier et décision sur la transcription
5. Enregistrement de l’événement dans le registre suisse par l’office de l’état civil concerné
6. Communication à la commune de domicile

Délais à prévoir

Les différentes étapes de la procédure peuvent prendre plusieurs mois. Nous vous remercions de votre patience.

Suivi de dossier

Nous répondons à vos questions uniquement après réception du dossier transmis par la représentation suisse. Pour toute demande :

• contactez-nous par courrier ou courriel
• joignez une copie de votre pièce d’identité

Conditions à remplir

Vous pouvez demander un changement de nom ou de prénom si vous justifiez de motifs légitimes et êtes domiciliés dans le canton de Neuchâtel. Le simple souhait de modifier votre nom ne suffit pas.

Votre demande doit :

• être adressée par courrier postal à l’autorité cantonale de surveillance de l’état civil (Rue de Tivoli 28, CP 1, 2002 Neuchâtel 2)
• être signée par la personne concernée
• indiquer de manière exhaustive les motifs entourant la demande
• être motivée et justifiée (documents à l'appui, si nécessaire)
• indiquer clairement le ou les noms/prénoms actuels et ceux souhaités
• être accompagnée d’une copie d’un document d’identité

Des pièces complémentaires peuvent vous être demandées lors de l’instruction du dossier.

Cas particulier des mineurs

Pour une demande concernant un enfant mineur :

• la demande doit être signée par les représentants légaux avec copies de leurs pièces d’identité
• si l’enfant a 12 ans ou plus, sa signature et une copie de son document d’identité sont également nécessaires

Émoluments applicables

Reprise du nom de célibataire

Vous pouvez demander la reprise de votre nom de célibataire si :

• vous avez changé de nom lors d’un mariage ou partenariat enregistré conclu avant le 1er janvier 2013
• vous êtes concerné·e par une dissolution (divorce, décès, déclaration d’absence ou de nullité), quelle que soit la date du mariage ou du partenariat

Où faire la demande ?

• En Suisse : auprès de tout office de l’état civil.
• À l’étranger : auprès de la représentation suisse compétente.

Trois types de démarches selon votre situation

Vous pouvez entreprendre une démarche relative au droit de cité neuchâtelois dans les cas suivants :

• Agrégation : si vous êtes Suisse et souhaitez obtenir le droit de cité de votre commune de domicile.
• Libération : si vous êtes Neuchâtelois et souhaitez abandonner un droit de cité cantonal au profit d’un autre droit de cité suisse.
• Réintégration : si vous avez perdu le droit de cité neuchâtelois suite à un mariage et remplissez certaines conditions.

Agrégation (acquisition du droit de cité)

Vous pouvez demander l’agrégation si vous :

• êtes de nationalité suisse
• êtes domicilié·e dans la commune concernée depuis au moins 3 ans
• êtes toujours domicilié·e dans la commune au moment de la demande

Comment faire ?

Adressez votre demande au conseil communal de votre commune de domicile, accompagnée :

• d’un certificat de famille ou certificat individuel d’état civil
• d’un extrait du casier judiciaire

Décision et émoluments :

• L’agrégation est accordée par le conseil communal, après approbation du Service cantonal de la population
• La décision est soumise à
  • un émolument cantonal de CHF 250.–
  • un émolument communal de CHF 300.–

Libération du droit de cité neuchâtelois

Vous pouvez demander la libération si vous :

• êtes majeur·e
• êtes ressortissant·e neuchâtelois·e et possédez aussi un droit de cité dans un autre canton
• souhaitez renoncer à un ou plusieurs droits de cité communaux neuchâtelois

Comment faire ?

Envoyez une demande écrite au Service cantonal de la population, accompagnée :

• d’une attestation de domicile
• d’un certificat de famille délivré par l’office d’état civil du lieu d’origine

La libération s’étend aux enfants mineurs sous votre autorité parentale.

Décision et émolument :

• La libération est prononcée par le Conseil d’État.
• Elle est soumise à un émolument de CHF 400.–.

Réintégration dans le droit de cité neuchâtelois

Vous pouvez demander la réintégration si vous êtes une Neuchâteloise ayant perdu votre droit de cité suite à un mariage, et que vous êtes aujourd’hui :

• veuve
• divorcée
• séparée de corps pour une durée indéterminée
• ou que votre mariage a été déclaré nul

Comment faire ?

Adressez une requête écrite au Service cantonal de la population, accompagnée :

• d’une attestation de domicile
• d’un certificat de famille du lieu d’origine
• d’un certificat de famille de l’ancien lieu d’origine neuchâtelois

La réintégration ne s’applique pas aux enfants mineurs, même s’ils sont sous votre autorité parentale.

Décision et émolument :

• La réintégration est prononcée par le Conseil d’État.
• Elle est soumise à un émolument de CHF 400.–.

Ce que permet l’autorisation de recherche

À certaines conditions, vous pouvez obtenir une autorisation pour consulter les registres de l’état civil du canton de Neuchâtel. Cette autorisation :

• est délivrée par l’autorité de surveillance de l’état civil
• est valable un an
• est soumise à un émolument de CHF 75.–
• ne donne pas un accès direct aux registres, mais vous permet d’obtenir des extraits, certificats ou attestations

Conditions et limites légales

Les recherches généalogiques sont strictement encadrées par la Loi fédérale sur la protection des données :

• Seules les personnes décédées peuvent faire l’objet de recherches. Si vous avez besoin de renseignements concernant des personnes vivantes, vous devez vous adresser à elles directement.
• Vous devez justifier d’un intérêt direct et digne de protection, et démontrer que les informations ne peuvent pas être obtenues auprès des personnes concernées et de leurs ayants-droits.
• L’officier de l’état civil effectue les recherches pour vous. Il est rémunéré selon l’ordonnance fédérale sur les émoluments.
• Il est interdit de reproduire les registres (photos, copies, etc.).
• Les données doivent rester confidentielles. Toute publication nécessite le consentement écrit des personnes concernées ou de leurs ayants droit.

Comment faire votre demande

Adressez votre demande par courrier postal à :

Autorité de surveillance de l’état civil
Rue de Tivoli 28
CP 1
2002 Neuchâtel 2

Joignez les documents suivants :

• Une lettre de motivation précisant les données de la personne recherchée
• Une copie de votre pièce d’identité
• Tout document prouvant le lien familial entre vous et la personne concernée

L’autorisation vous sera retournée par courrier. Elle devra accompagner toute demande ultérieure de renseignements.

Pour les recherches plus anciennes

Les archives cantonales sont librement consultables pour les registres suivants :

• les registres de naissances de plus de 110 ans;
• les registres de mariages de plus de 80 ans;
• les registres de décès de plus de 50 ans.

Pour plus de détails, consultez le site de l’Office des archives de l’État.