Archivage numérique et cycle de vie documentaire

L'archivage numérique est essentiel pour garantir la pérennité de la mémoire cantonale. Le concept d’Archivage numérique de l’Office des archives de l’État (OAEN) prévoit l’acquisition et le déploiement de différents outils informatiques visant à couvrir l’ensemble des fonctionnalités intervenant dans le processus d’archivage :

  • ArchiClass : Gestion du plan d'archivage
  • ArchiRef : Mise en œuvre du cycle de vie
  • ArchiSelect : Évaluation et tri
  • ArchiVision : Suivi des entités organisationnelles
  • ArchiPeren: Pérennisation de l'information
  • ArchiInfo: Utilisation et mise en valeur.
Schema du cycle de vie documentaire

Schéma du cycle de vie documentaire

Outils

Illustration du logiciel ArchiClass en 3D

ArchiClass

ArchiClass, le logiciel d'élaboration de plans d'archivage est réalisé et opérationnel. Il permet de créer un cadre de classement et d'y adjoindre différentes métadonnées archivistiques, en particulier les durées d'utilité et le sort final pressenti.

Les Archives de l'État mettent ce logiciel à disposition des entités qu'elles supervisent (entités soumises à la Loi sur l’archivage LArch). Pour plus d'informations, contactez-nous. Jusqu’à nouvel avis, ArchiClass n’est pas commercialisé hors du périmètre cantonal.

ArchiPeren

Actuellement en phase de réalisation, le projet ArchiPeren, mené conjointement par l’OAEN et le Service informatique de l'entité neuchâteloise (SIEN), doit doter l’État d’un « dépôt d’archives numériques » sécurisé afin de répondre à la forte hausse de la production de documents numériques et aux exigences accrues en matière de sécurité informatique et de protection des données personnelles ou sensibles.

L’outil ArchiPeren sera réalisé et déployé en fonction des besoins de l’État. Il pourra néanmoins être proposé dans un second temps aux communes neuchâteloises qui souhaiteraient aussi en bénéficier.

Outils restants

Concernant les outils restants, le périmètre d'ArchiInfo, (utilisation et la mise en valeur) est partiellement couvert par le Portail des archives neuchâteloises; tandis que ArchiRef, ArchiSelect et ArchiVision feront l'objet d'une redéfinition prenant en compte les perspectives actuelles d’évolution du système d’information de l’État de Neuchâtel et en particulier du projet de mise en place d’un système de gestion d’affaires (GEA). Ce travail est prévu dans le cadre du schéma directeur des systèmes d’information.

Recommandations et directives

L'office des archives de l'État recommande aux entités soumises à la LArch de procéder de la manière suivante :

  • Se doter d'un catalogue de prestations
  • Élaborer un plan d'archivage, avec le soutien de l'office des archives de l'État (ou des archives communales répondantes)
  • Choisir et mettre en place un système documentaire (voir les directives ci-contre)
  • Régler le passif de l'archivage papier

L'office des archives de l'État se tient à disposition durant tout ce processus, ainsi que pour les étapes ultérieures.

Toute application métier doit respecter la directive "Exigences minimales pour une application métier afin de garantir une qualité d’archivage suffisante, conformément à la loi".

  • Exigences minimales application métier OAEN