La demande d'obtention de renseignements issus des registres de l'état civil doit être déposée par écrit et motivée, auprès de la surveillance de l'état civil (art. 60 de l'ordonnance fédérale sur l'état civil).
L'autorisation est délivrée contre un émolument de CHF 75.- et pour une durée d'un an. Elle est gratuite pour les généalogistes amateurs effectuant des recherches dans le cadre de leur propre famille et familles alliées (art. 1 de l'arrêté cantonal concernant les émoluments relatifs à l'autorisation de divulguer des données d'état civil à des généalogistes, du 9 avril 2014).
L'autorisation porte sur l'obtention de renseignements auprès des offices de l'état civil.
Les archives cantonales sont quant à elles librement consultables s'agissant des registres antérieures à :
- 1900 pour les naissances
- 1930 pour les mariages
- 1960 pour les décès
Pour plus de détails au sujet de la consultation des archives: http://www.ne.ch/autorites/DJSC/SCNE/archives-etat/Pages/accueil.aspx --> page internet des archives de l'état.
Conditions liées à la divulgation de données personnelles:
- L'officier de l'état civil procède aux recherches nécessaires en faveur de la personne bénéficiaire de la présente autorisation. Il est rémunéré conformément aux dispositions de l'ordonnance fédérale sur les émoluments.
- Les renseignements se limitent aux inscriptions qui servent au travail de recherche.
- Les renseignements concernant des personnes vivantes ne sont divulgués qu'avec leur consentement. Sont réservés les cas où l'obtention des données auprès des personnes concernées est impossible ou ne peut manifestement pas être exigée.
- Ils sont délivrés sous forme d'extraits, de certificats ou d'attestations, contre paiement de l'émolument dû.
- Le détenteur de l'autorisation n'a pas accès direct aux registres.
- L'autorisation sera jointe à toute demande de renseignements.
- La photographie, photocopie ou autres moyens de reproduction des registres est interdite.
- Le bénéficiaire de l'autorisation est tenu au secret absolu quant aux faits inconnus du public et auxquels la personne concernée et sa famille ont un intérêt quelconque à ce qu'ils ne soient pas dévoilés ou publiés. Il sera tenu pour responsable de toute infraction à cette règle.
Tout emploi abusif de l'autorisation entraînera son retrait immédiat
