L'autorité de surveillance de l'état civil est compétente pour délivrer une autorisation de recherche généalogique dans les registres de l'état civil. La requête doit être adressée par courrier postal (Rue de Tivoli 28, CP 1, 2002 Neuchâtel 2) et contenir les documents suivants :
- Lettre de motivation précisant les données de la personne à partir de laquelle vous souhaitez faire vos recherches ;
- Copie de votre pièce d'identité ;
- Tout document prouvant le lien familial entre vous-même et la personne concernée par vos recherches.
L'autorisation de consulter les registres de l'état civil est soumise à un émolument de CHF 75.-. Elle est valable une année pour tout le canton de Neuchâtel et est subordonnée aux principes suivants :
- Les recherches généalogiques sont limitées en vertu de la Loi fédérale sur la protection des données personnelles. La divulgation des données personnelles à des particuliers ne peut s'effectuer que lorsqu'un intérêt direct et digne de protection est établi et que leur obtention auprès des personnes concernées et de leurs ayants-droits est impossible.
- L'office de l'état civil ne peut fournir aucun renseignement sur des personnes encore en vie. Si vous avez besoin de telles données pour compléter un arbre généalogique, vous devez vous adresser directement aux descendants de la famille en question.
- L'officier de l'état civil procède aux recherches nécessaires en faveur de la personne bénéficiaire de l'autorisation. Il est rémunéré conformément aux dispositions de l'ordonnance fédérale sur les émoluments.
- Les renseignements se limitent aux inscriptions qui servent au travail de recherche couvert par l'autorisation. Ils sont délivrés sous forme d'extraits, de certificats ou d'attestations, contre paiement de l'émolument dû. Le détenteur de l'autorisation n'a pas accès direct aux registres. La photographie, photocopie ou autres moyens de reproduction des registres est interdite.
- L'autorisation sera jointe à toute demande de renseignements.
- Le bénéficiaire de l'autorisation est tenu au secret absolu quant aux faits inconnus du public et pour lesquels la personne concernée et sa famille ont un intérêt quelconque à ce qu'ils ne soient pas dévoilés ou publiés. Il sera tenu pour responsable de toute infraction à cette règle.
- Le droit de la protection des données oblige notamment à rendre les données anonymes dès que le but du traitement le permet, à ne communiquer les données à des tiers qu'avec le consentement de l'officier de l'état civil, à garantir l'impossibilité d'identifier les personnes concernées en cas de publication des résultats. Les résultats des recherches se rapportant à des personnes ne peuvent être publiés qu'avec le consentement écrit des personnes concernées.
Les archives cantonales sont quant à elles librement consultables. Il s'agit des registres antérieurs à :
- 1900 pour les naissances ;
- 1930 pour les mariages ;
- 1960 pour les décès.
Pour plus de détails au sujet de la consultation des archives, nous vous invitons é vous rendre sur le site de l'office des archives de l'état.
