Les personnes de nationalité suisse ainsi que les ressortissants étrangers qui ont une relation avec un citoyen suisse en vertu du droit de la famille ou sont saisis dans le registre suisse de l'état civil sont tenus d'annoncer la survenance des faits d'état civil qui les concernent à la représentation suisse compétente ; elles ont la même obligation s'agissant des déclarations et des décisions étrangères.

La communication des faits d'état civil survenus à l'étranger doit se faire par l'intermédiaire de la représentation suisse du pays où s'est produit l'événement (ambassade ou consulat). Cette autorité est compétente pour informer les intéressés quant aux documents à fournir et procède à leur vérification. Le dossier est ensuite transmis à l'autorité de surveillance de l'état civil du canton d'origine, qui est compétente pour décider de la transcription de l'événement dans le registre suisse de l'état civil.

Aux termes de son analyse, l'autorité de surveillance de l'état civil transmet l'autorisation de transcription de l'évènement survenu à l'étranger à l'état civil compétent, qui enregistre l'évènement dans le registre suisse de l'état civil.

Il convient de préciser que les différentes étapes de la procédure peuvent impliquer des délais de traitement importants (plusieurs mois) entre l'annonce de l'événement de l'état civil auprès de la représentation suisse et l'examen du dossier par l'autorité de surveillance de l'état civil.

Nous répondons à vos éventuelles questions concernant un dossier en cours après transmission du dossier à l'autorité de surveillance de l'état civil par la représentation suisse, par courrier ou par courriel, accompagné d'une copie d'un document d'identité.​ Il n'est pas possible de déposer des documents d'état civil étrangers directement auprès de l'autorité de surveillance de l'état civil.