Conservation
Les communes doivent disposer d'un local de conservation de leurs archives définitives (ou historiques) qui offre des conditions suffisantes en terme de :
- sécurité et accès (gestion des clefs, protection contre le vol et contre les dégâts d'eau, détecteur d'incendie, …)
- climat (température maintenue entre 16 et 22°C, humidité relative comprise entre 40 et 60%, pas de lumière directe)
- hygiène (nettoyage régulier, détection précoce de moisissures ou de présence de nuisibles).
Les archives définitives doivent être conservées de manière distincte des dossiers qui ne sont pas encore arrivés au terme de leur durée d'utilité.
Consultation
L'accès aux archives est un droit : les communes doivent permettre la consultation libre et gratuite des archives, dans un local ad hoc et distinct du local de conservation. Des restrictions d'accès sont possibles si les délais de protection courent toujours, si l'état matériel du document est trop mauvais ou si le travail demandé est disproportionné.
Les archives définitives doivent disposer d'inventaires, qui indiquent au moins le nom du lot d'archives, sa cote, et ses dates extrêmes.
Lorsqu'un dossier est sorti de son étagère, il faut le remplacer par un "fantôme", qui permettra de remettre le replacer correctement lors du rangement.
Fonds privés
Les archives communales peuvent accueillir des archives privées (d'associations, d'entreprises, de privés, ...), afin de constituer une mémoire collective plus large qu'avec les seules archives publiques. Dans ce cas, l'établissement d'une convention entre les deux parties est nécessaires.
