L'archivage est essentiel dans le cadre des activités publiques. Il permet la traçabilité des activités de la commune, en garantit la sécurité juridique et participe à la constitution de la mémoire collective.
Les communes, par leur Conseil communal, sont responsables de gérer correctement le processus d'archivage, de la création des dossiers à leur conservation, sous la supervision de l'office des archives de l'État. En particulier, aucune élimination de documents ne peut avoir lieu sans l'accord du Conseil communal.
Ces pages renseignent de manière générale sur l'archivage. Pour les détails, on se reportera au Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises ci-contre.
Formation "L'archivage dans tous ses États. Archivage et gestion documentaire" pour les préposé-e-s à la gestion des documents
Les prochaines sessions de formation auront lieu :
- le jeudi 14 mars 2024 de 9h à 12h et de 13h30 à 15h30;
- le mercredi 11 septembre 2024 de 9h à 12h et de 13h30 à 15h30.
La formation portera sur :
- les règles d'archivage
- le plan d'archivage
- la préparation des éliminations et des versements
- les conséquences du déménagement d'un service sur son archivage
- une visite des Archives de l'État
L'inscription se fait via la formation continue. La formation est gratuite.
Périmètre d'application
La Loi sur l'archivage s'applique aux communes (autorités, administration, commissions), mais concerne également, sous la responsabilité de leur commune-siège :
- Les « institutions paracommunales », c'est-à-dire : les établissements et corporations de droit public communaux, leurs administrations ainsi que les commissions qui en dépendent ;
- les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de droit public sur délégation d'une autorité communale ;
- Les groupements d'autorités.
Cela concerne par exemple les syndicats intercommunaux, les cercles scolaires, les guichets sociaux régionaux, ou encore les hôpitaux avant leur cantonalisation en 2006.
Intervenants
L'office des archives se tient à disposition des communes pour les conseiller et les soutenir en matière d'archivage. Il constitue l'autorité de surveillance.
Le Conseil communal est responsable du processus d'archivage dans son ensemble. Il est en particulier responsable de la détermiation du sort final. Il peut néanmoins mutualiser la conservation et la gestion des archives définitives avec d'autres communes ou déléguer ces tâches à un tiers spécialisé.
Le préposé à la gestion des documents est la personne répondante pour la rédaction et la tenue à jour du plan d'archivage, ainsi que pour l'organisation des versements et des éliminations ; le Conseil communal peut déléguer cette compétence à un tiers spécialisé.
Il est recommandé que les communes de moyenne ou grande taille se dotent d'un service communal d'archives.
