Le plan d’archivage donne un cadre de classement aux
dossiers, prescrit les différentes durées d’utilité et indique quel sera le
sort final des dossiers (versement aux archives, échantillonnage ou
élimination).
Il doit refléter les prestations de la commune ainsi que sa
production documentaire. Tout dossier d’activité doit y trouver sa place, qui
dictera notamment sa durée d’utilité et son sort final.
Le plan d’archivage est le préalable nécessaire à tout
processus d’archivage bien mené, notamment avant la mise en place d'un nouveau système documentaire (GED, logiciels métier ou autre). Il doit être conçu dans le logiciel
ArchiClass, qui est mis gratuitement à disposition des communes par l’État.
Chaque commune est tenue de se doter d'un plan d'archivage (éventuellement de plusieurs plans d'archivage, si la structure de son administration l'exige, par exemple avec un plan par service). Lorsqu'une commune désire ouvrir un nouveau plan d'archivage, elle doit:
- désigner un répondant pour la gestion du plan d'archivage (disposant des accès standards aux infrastructures du SIEN) ;
- demander le déploiement d'ArchiClass et la création du répertoire désiré, via le formulaire de demande de droits d'accès aux applications gérées par le SIEN ;
- s'assurer que les droits d'accès en lecture/écriture ont bien été obtenus sur le répertoire créé ;
- y déposer le fichier .archi préalablement créé par le répondant ou l'archiviste, ou y créer directement un .archi vide.
