Proposition de versement et d'élimination

Lorsqu'un service administratif possède des dossiers qui sont arrivés à échéance de leur durée d'utilité, il doit les proposer au Conseil communal. Le plan d'archivage indique quels sont les dossiers à proposer pour un versement ou pour une élimination ; à défaut, le Conseil communal doit se déterminer, après s'être concerté avec l'office des archives.

La proposition se fait au moyen d'un bordereau de versement ou d'élimination transmis au Conseil communal. Cas échéant, le Conseil communal peut demander à ce que certains dossiers proposés à élimination soient versés et inversement.

Versement

Le versement est le transfert physique et juridique des dossiers d'un service administratif aux archives communales. En voici les principales étapes :

1. Placer les dossiers à verser dans des boîtes en carton non acide (y compris le contenu des classeurs ; ôter, autant que faire se peut, les éléments de plastiques ou de métal : fourres, agrafes etc.).
2. Numéroter les boîtes de 1 à n.
3. Établir le bordereau de versement en y décrivant sommairement le contenu des boîtes et en indiquant les dates extrêmes ainsi que la référence au plan d'archivage.
4. Transmettre le bordereau signé au Conseil communal.
5. Apporter les dossiers aux Archives communales.

À réception, les archives communales doivent enregistrer le versement dans le journal des entrées puis faire signer le bordereau au Conseil communal. Le bordereau original retourne dans le service administratif et une copie est conservée par les archives communales.

Élimination

L'élimination consiste en la destruction des dossiers de manière définitive. Voici les principales étapes à respecter :

1. Établir le bordereau d'élimination en décrivant sommairement les dossiers ou groupes de dossiers à détruire, et en indiquant les dates extrêmes ainsi que la quantité concernée (en nombre de boîtes, de classeurs ou en mètres-linéaires).
2. Transmettre le bordereau signé au Conseil communal.
3. Attendre le retour du bordereau, signé par le Conseil communal (dont les archives communales conservent une copie).
4. Procéder à l'élimination – dans le respect de la protection des données – dans les trente jours suivant l'autorisation du Conseil communal.