Principe
Au terme du délai d'utilité des dossiers, les entités (par leur préposé à la gestion des documents) doivent les proposer à l'office des archives.
En l'absence de plan d'archivage ou de calendrier de conservation, l'entité invitera l'office des archives à venir faire une évaluation sur place.
Préparation du bordereau
Pour les dossiers dont le sort final pressenti est le versement, l'entité établit un bordereau de versement :
- En utilisant une ligne par dossier en en indiquant le contenu, les dates et la présence éventuelle de données personnelles. Il est souvent possible de recopier ce qui se trouvait sur le contenant d'origine (boîte, classeur, dossier suspendu, ...).
- Transmettre le bordereau à archivage.conseil@ne.ch pour vérification.
- Les boîtes (couchées) devront être numérotées de 1 à n ; aucune autre indication n'est nécessaire sur les boîtes.
NB : l'entité ne peut conserver de copies d'un dossier versé aux Archives de l'État.
Conditionnement
Si le bordereau convient, les dossiers à verser doivent être conditionnés correctement, grâce au matériel disponible au Service d'achat, de logistique et des imprimés (SALI) et aux frais de l'entité :
- De manière générale, les dossiers doivent être conditionnés dans des boîtes en carton non-acide ; les boîtes brunes usuelles ne sont pas admises.
- Le contenu des classeurs doit en être extrait puis relié avec des attaches ad hoc et placé dans les boîtes en carton non-acide ;
- En cas de présence importante d'éléments métalliques (agrafes, …) ou plastiques (fourres, …), les remplacer par des chemises ad hoc (deux tailles disponibles en fonction de l'épaisseur).
Pour les dossiers ou documents hors format (plans, registres, etc.), contactez l'office des archives de l'État.
Transfert
L'entité transfère à ses frais les dossiers (accompagnés du bordereau signé par le responsable) aux Archives de l'État à la date et au lieu préalablement convenus entre elles.
