Le plan d’archivage donne un cadre de classement
(arborescence) aux dossiers, prescrit les différentes durées d’utilité et
indique quel sera le sort final des dossiers (versement aux archives,
échantillonnage ou élimination).
Il doit refléter les missions de l’entité ainsi que sa
production documentaire. Tout dossier d’activité doit y trouver sa place, ce qui
dictera notamment sa durée d’utilité et son sort final.
Le plan d’archivage est le préalable nécessaire à tout
processus d’archivage bien mené, notamment avant la mise en place d'un nouveau système documentaire (GED, logiciels métier ou autre). Il doit être conçu dans le logiciel
ArchiClass, que l’office des archives met à disposition.
Le guide ci-contre renseigne sur la manière idéale de concevoir un plan d'archivage.