Principe
Au terme du délai d'utilité des dossiers, les entités (par leur préposé à la gestion des documents) doivent les proposer à l'office des archives.
En l'absence de plan d'archivage ou de calendrier de conservation, l'entité invitera l'office des archives à venir faire une évaluation sur place.
Marche à suivre
Pour les dossiers dont le sort final pressenti est l'élimination, l'entité établit un bordereau d'élimination :
- en utilisant une ligne par type de dossiers, en en indiquant le contenu, les dates et la quantité (nombre de boîtes, cartons, classeurs, etc.) ;
- puis le transmet (au format .xlsx) à archivage.conseil@ne.ch pour vérification.
Si le bordereau convient, le faire signer au responsable de l'entité et le transmettre à l'office des archives pour signature.
Après réception du bordereau signé par l'office des archives, l'entité dispose de trente jours pour procéder à ses frais à la destruction des dossiers, dans le respect de la protection des données personnelles ou sensibles (dans ce cas par broyage ou incinération, en faisant accompagner par une personne habilitée les dossiers à détruire jusqu'à l'usine d'incinération).
À noter :
- On ne peut conserver de copie d'un dossier éliminé.
- Aucune élimination ne peut avoir lieu sans l'accord explicite de l'office des archives.
