Le Guide d'archivage pour les autorités, l'administration et les institutions paraétatiques cantonales neuchâteloises comporte les informations utiles concernant les différents acteurs, obligations et principes généraux de l'archivage, notamment les procédures d'élimination (Chap. 5) et de versement des dossiers (Chap. 6).
Contact: archivage.conseil@ne.ch
Périmètre d'application
De la même manière que les autorités cantonales les « institutions paraétatiques » sont soumises à la Loi sur l'archivage. Par institution paraétatique, on entend :
- les établissements et corporations de droit public cantonaux, leurs administrations ainsi que les commissions qui en dépendent ;
- les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de droit public sur délégation d'une autorité cantonale.
Lorsque l'État conclut une convention avec des personnes privées qui accomplissent une tâche de droit public, il est d'ailleurs tenu de mentionner que ces dernières sont soumises à la Loi sur l'archivage.
Qui fait quoi?
L'office des archives conseille, soutient et supervise les institutions paraétatiques tout au long du processus d'archivage. Il est en particulier responsable :
- de l'évaluation (détermination de ce qui est à verser aux Archives et de ce qui est à éliminer) ;
- de la conservation pérenne des archives ;
- de leur mise à disposition.
Chaque institution paraétatique est responsable :
- de gérer et conserver ses dossiers de manière ordonnée, selon le plan d'archivage en vigueur ;
- de proposer à l'office des archives les dossiers dont elle n'a plus l'utilité ;
- de nommer en son sein une personne préposée à la gestion des documents.
La personne préposée à la gestion des documents est la personne qui :
- assure le contact avec l'office des archives ;
- rédige et tient à jour le plan d'archivage de son institution ;
- organise les versements et éliminations de manière régulière.
- Vous faites partie de l'administration cantonale neuchâteloise ? les informations concernant l'archivage se trouvent sur l'intranet.
- Vous faites partie d'une commune du canton de Neuchâtel? consultez notre page dédiée
Formations archivage
La formation Archivage et gestion documentaire s'adresse aux personnes préposées à la gestion des documents de l'administration cantonale et des institutions paraétatiques
Les prochaines sessions de formation auront lieu :
- le lundi 16 mars 2026 de 9h à 12h et de 13h30 à 15h30
- le lundi 14 septembre 2026 de 9h à 12h et de 13h30 à 15h30
La formation portera sur :
- les règles d'archivage
- le plan d'archivage
- la préparation des éliminations et des versements
- les conséquences du déménagement d'un service sur son archivage
- une visite des Archives de l'État
L'inscription se fait via la plateforme de formation continue de l'État de Neuchâtel. La formation est gratuite.
Le plan d'archivage
Le plan d’archivage donne un cadre de classement (arborescence) aux dossiers, prescrit les différentes durées d’utilité et indique quel sera le sort final des dossiers (versement aux archives, échantillonnage ou élimination).
Il doit refléter les missions dévolues à l’institution paraétatique ainsi que sa production documentaire. Tout dossier d’activité doit y trouver sa place, qui dictera notamment sa durée d’utilité et son sort final.
Le plan d’archivage est le préalable nécessaire à tout processus d’archivage bien mené, notamment avant la mise en place d'un nouveau système documentaire (GED, logiciels métier ou autre). Il doit être conçu dans le logiciel ArchiClass, que l’office des archives met gratuitement à disposition des institutions paraétatiques.
Le Guide d'élaboration du plan d'archivage renseigne sur la manière idéale de concevoir un plan d'archivage
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Contact
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Office des archives de l'Etat
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Lionel Bartolini
Chef d'office
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Téléphone
032 889 60 40
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