Communes et archivage

La Loi sur l'archivage s'applique aux communes (autorités, administration, commissions), mais concerne également, sous la responsabilité de leur commune-siège :

• Les « institutions paracommunales », c'est-à-dire : les établissements et corporations de droit public communaux, leurs administrations ainsi que les commissions qui en dépendent ;
• les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de droit public sur délégation d'une autorité communale ;
• Les groupements d'autorités.

Cela concerne par exemple les syndicats intercommunaux, les cercles scolaires, les guichets sociaux régionaux, ou encore les hôpitaux avant leur cantonalisation en 2006.

Législation

La Loi sur l'archivage et son règlement d'exécution constituent la législation de base en matière d'archivage ; ils prescrivent la manière dont l'archivage doit se dérouler. En particulier, on y trouvera les définitions les plus importantes, les responsabilités de chacun et les étapes principales de l'archivage.

La Convention sur la protection des données et la transparence s'applique à tous les dossiers tant qu'ils sont conservés dans les services administratifs, jusqu'au moment de leur proposition.

Les registres et documents d'état civil sont régis par une législation fédérale propre.

Les étapes essentielles de l'archivage

Voici les principales étapes de l'archivage, quel que soit le support (papier ou numérique) :

1. Conception d'un plan d'archivage. Il est l'outil par lequel commence tout processus d'archivage bien pensé : il indique notamment un cadre de classement des dossiers, leur durée de conservation, leur sort final (versement aux archives ou élimination).
2. Gestion documentaire. Les communes doivent gérer et conserver leurs documents de manière ordonnée, sûre et selon le plan d'archivage.
3. Proposition. Lorsque les dossiers sont arrivés à échéance, ils doivent être soit versés aux archives, soit éliminés, en fonction de ce que prévoit le plan d'archivage.
4. Conservation et utilisation. Les archives doivent être conservées dans de bonnes conditions et mises à disposition des chercheuses et chercheurs, services ou particuliers qui en font la demande, selon la législation en vigueur.

L'unité de base est le dossier, non le document.

Archivage numérique

Les principes sont identiques quel que soit le support, papier ou numérique. Les Archives de l'État édictent des directives et recommandations à suivre afin que le processus se déroule au mieux, notamment dans le cas de l'utilisation d'un système de gestion des affaires électronique.

L'office des archives de l'État déploie actuellement son concept d'archivage numérique en partenariat avec les services informatiques actifs dans les communes. Pour en apprendre plus, rendez-vous sur la page dédiée.

Petit lexique

Archives : ensemble de documents qui ont une valeur juridique ou historique et qui sont conservés indéfiniment.

Documents corbeille : document n'ayant pas d'utilité administrative ou légale :

• documents reçus pour information (publications non éditées par la commune, circulaires reçues pour information, publicité, …) ;
• documents de travail dont la version finale est disponible (brouillons, notes, …) ;
• documents d'accompagnement inutiles à la compréhension d'un dossier (lettre d'accompagnement, formulaire vierge, …) ;
• documents en plusieurs exemplaires (n'en conserver qu'un seul).

Dossiers d'activité : regroupement organisé de documents concernant une même affaire ou procédant de la même activité ou opération, qui ne sont pas arrivés à l'échéance de leur utilité légale ou administrative.

Durée d'utilité : durée pendant laquelle une administration conserve un dossier, pour des raisons légales (par exemple 10 ans pour les pièces comptables) ou administratives (c'est-à-dire pratiques, en fonction des besoins du service), avant de le proposer au Conseil communal pour versement aux archives définitives ou pour élimination.

Plan d'archivage : cadre de classement des dossiers (arborescence) accompagné notamment des durées d'utilité et du sort final (versement aux archives ou élimination).

Proposition : obligation de proposer au Conseil communal les dossiers arrivés à échéance de leur durée d'utilité, dans le but de les verser aux Archives communales ou de les éliminer.

Sort final : détermination de la destination finale des dossiers à l'échéance de leur durée d'utilité : versement aux archives, échantillonnage ou élimination.

Le plan d’archivage donne un cadre de classement aux dossiers, prescrit les différentes durées d’utilité et indique quel sera le sort final des dossiers (versement aux archives, échantillonnage ou élimination).

Il doit refléter les prestations de la commune ainsi que sa production documentaire. Tout dossier d’activité doit y trouver sa place, qui dictera notamment sa durée d’utilité et son sort final.

Le plan d’archivage est le préalable nécessaire à tout processus d’archivage bien mené, notamment avant la mise en place d'un nouveau système documentaire (GED, logiciels métier ou autre). Il doit être conçu dans le logiciel ArchiClass, qui est mis gratuitement à disposition des communes par l’État.

Chaque commune est tenue de se doter d'un plan d'archivage (éventuellement de plusieurs plans d'archivage, si la structure de son administration l'exige, par exemple avec un plan par service). Lorsqu'une commune désire ouvrir un nouveau plan d'archivage, elle doit:

• désigner un-e répondant-e pour la gestion du plan d'archivage (disposant des accès standards aux infrastructures du SIEN) ;
• demander le déploiement d'ArchiClass et la création du répertoire désiré, via le formulaire de demande de droits d'accès aux applications gérées par le SIEN ;
• s'assurer que les droits d'accès en lecture/écriture ont bien été obtenus sur le répertoire créé ;
• y déposer le fichier .archi préalablement créé par le répondant ou l'archiviste, ou y créer directement un .archi vide.

Conservation

Les communes doivent disposer d'un local de conservation de leurs archives définitives (ou historiques) qui offre des conditions suffisantes en terme de :

• sécurité et accès (gestion des clefs, protection contre le vol et contre les dégâts d'eau, détecteur d'incendie, …)
• climat (température maintenue entre 16 et 22°C, humidité relative comprise entre 40 et 60%, pas de lumière directe)
• hygiène (nettoyage régulier, détection précoce de moisissures ou de présence de nuisibles).

Les archives définitives doivent être conservées de manière distincte des dossiers qui ne sont pas encore arrivés au terme de leur durée d'utilité.

Consultation

L'accès aux archives est un droit : les communes doivent permettre la consultation libre et gratuite des archives, dans un local ad hoc et distinct du local de conservation. Des restrictions d'accès sont possibles si les délais de protection courent toujours, si l'état matériel du document est trop mauvais ou si le travail demandé est disproportionné.

Les archives définitives doivent disposer d'inventaires, qui indiquent au moins le nom du lot d'archives, sa cote, et ses dates extrêmes.

Lorsqu'un dossier est sorti de son étagère, il faut le remplacer par un "fantôme", qui permettra de le replacer correctement lors du rangement.

Fonds privés

Les Archives communales peuvent accueillir des archives privées (d'associations, d'entreprises, de privés, ...), afin de constituer une mémoire collective plus large qu'avec les seules archives publiques. Dans ce cas, l'établissement d'une convention entre les deux parties est nécessaire.