Le plan d'archivage

Le plan d’archivage donne un cadre de classement aux dossiers, prescrit les différentes durées d’utilité et indique quel sera le sort final des dossiers (versement aux archives, échantillonnage ou élimination).

Il doit refléter les prestations de la commune ainsi que sa production documentaire. Tout dossier d’activité doit y trouver sa place, qui dictera notamment sa durée d’utilité et son sort final.

Le plan d’archivage est le préalable nécessaire à tout processus d’archivage bien mené, notamment avant la mise en place d'un nouveau système documentaire (GED, logiciels métier ou autre). Il doit être conçu dans le logiciel ArchiClass, qui est mis gratuitement à disposition des communes par l’État.


Chaque commune est tenue de se doter d'un plan d'archivage (éventuellement de plusieurs plans d'archivage, si la structure de son administration l'exige, par exemple avec un plan par service). Lorsqu'une commune désire ouvrir un nouveau plan d'archivage, elle doit:

  • désigner un répondant pour la gestion du plan d'archivage (disposant des accès standards aux infrastructures du SIEN) ;
  • demander le déploiement d'ArchiClass et la création du répertoire désiré, via le formulaire de demande de droits d'accès aux applications gérées par le SIEN ;
  • s'assurer que les droits d'accès en lecture/écriture ont bien été obtenus sur le répertoire créé ;
  • y déposer le fichier .archi préalablement créé par le répondant ou l'archiviste, ou y créer directement un .archi vide.


obtenir le logiciel

 

Adressez votre demande à

archivage.conseil@ne.ch

 

Guide d'élaboration du plan d'archivage

 

NB : Certains passages doivent être adaptés aux réalités communales.

> Le plan d'archivage. Guide à destination des autorités, de l'administration et des institutions paraétatiques cantonales neuchâteloises

 

Les Archives fédérales ont publié un guide ("Auxiliaire de travail") dont le chapitre 4 traite de la conception d'un plan d'archivage (dit "système de classement").

> Auxiliaire de travail GEVER



Anciens documents

 

NB: ces documents sont caducs et sont ici pour information !

Cadres de classement:

Durées de conservation: