Lorsqu'une entité souhaite dématérialiser une ou plusieurs séries de dossiers, se pose la question de la pertinence de la démarche, et de la plus-value concrète escomptée au quotidien, en particulier en termes de rapidité d'accès à l'information.
Le protocole de numérisation de séries de dossiers doit être soumis à l'OAEN, qui en contrôle les modalités et décide du statut archivistique des anciens dossiers papier et de leur nouvel équivalent numérique.
Pertinence de la démarche
Juger de la pertinence de la numérisation de dossiers ouverts est du ressort de chaque service, en fonction de ses besoins métiers. En revanche, à moins que leur consultation soit fréquente, l'OAEN ne recommande pas de numériser des dossiers clos. Le manque de place physique pour le pré-archivage ne doit en aucun cas être la seule motivation pour une numérisation.
La numérisation prend du temps ; les fichiers prennent de la place sur les serveurs ; les fichiers doivent être classés et indexés correctement pour pouvoir être utilisables. Tout cela a un coût.
Authenticité et format des données
L'entité est responsable de garantir le passage de la valeur d'authentique du papier vers le nouveau support numérique. Ce nouveau support numérique doit pouvoir être reconnu authentique pour toute utilisation, par exemple comme preuve produite devant un tribunal. L'OAEN ne se prononce pas sur cette question.
L'OAEN ne recommande pas de format de numérisation particulier, mais incite les services à consulter les recommandations du CECO (Centre suisse de coordination pour l'archivage à long terme de documents électroniques) et à collaborer activement avec le SIEN.
L'OAEN se tient volontiers à disposition des entités pour toute question.
