En 2022, le service de protection de l'adulte et de la jeunesse (SPAJ) a fait l'objet d'un audit organisationnel commandé conjointement par le Département de la formation, de la digitalisation et des sports (DFDS) et la direction du service. Cet audit a été réalisé par un mandataire externe durant le deuxième semestre 2022. Le rapport d'audit a été présenté au personnel du service le 11 janvier 2023. Trois groupes de travail ont œuvré durant le premier semestre 2023 afin d'émettre des propositions d'amélioration. Les mesures décidées, qui seront déployées progressivement, ont été présentées au personnel du SPAJ aujourd'hui. Une mesure importante est une réorganisation du SPAJ décidée par le Conseil d'État.
Les résultats de l'audit ont relevé le besoin d'améliorer le fonctionnement du service de protection de l'adulte et de la jeunesse (SPAJ) sous l'angle des processus, du climat de travail et de l'organisation. Des travaux ont été menés durant le premier semestre 2023, afin de traiter de ces thématiques. Des groupes de travail ont émis des propositions, dont la mise en œuvre est prévue d'ici la fin de l'année 2023.
Une nouvelle structure organisationnelle du SPAJ a également été élaborée, puis validée par le Conseil d'État et finalement présentée au personnel ce vendredi 22 septembre 2023. Cette nouvelle organisation vise à orienter le service sur son cœur de métier qu'est la protection de l'enfant et de l'adulte et de concentrer les fonctions transversales au niveau de la direction du service afin de sortir d'une logique de travail en silo. L'autonomie et la responsabilité individuelle seront renforcées et les processus clarifiés.
Dans les faits, trois fonctions de cadres sont supprimées et de nouvelles fonctions sont créées. En outre, les cahiers des charges de certaines fonctions sont modifiés afin de clarifier les missions. Une nouvelle fonction de chef-fe de service adjoint-e en charge des ressources humaines et de l'accueil extra-familial voit le jour et aura pour mission de renforcer la politique des ressources humaines au sein du SPAJ. Pour un service qui compte 120 personnes et tenant compte des résultats de l'audit, il est apparu indispensable d'attribuer la gestion des RH à cette nouvelle fonction de chef-fe de service adjoint-e. Cette personne sera en charge des recrutements et de l'intégration du personnel. Elle accompagnera ainsi le changement, favorisera le dialogue social, cultivera l'esprit de service et assurera le traitement des dossiers RH sensibles (notamment développement de carrière, gestion des conflits, bilan des entretiens d'appréciation des collaborateurs et collaboratrices et entretiens de sortie). Elle mettra à jour les cahiers des charges des différentes fonctions au sein du service, afin de préciser les rôles et les tâches de chacun-e. Elle sera également référente pour les questions de santé et sécurité au travail. Tout ceci en étroite collaboration avec le service des ressources humaines de l'État.
Les ressources humaines ou le capital humain du SPAJ, qui ont exprimé une satisfaction mitigée dans le cadre de l'audit, doivent être particulièrement encadrées, suivies et soutenues. Le recrutement et le management du personnel revêt une importance stratégique pour améliorer la performance de l'organisation, tout en permettant au personnel de s'épanouir. Trois domaines centraux dépendront de la fonction de chef-fe de service adjoint-e en charge des ressources humaines et de l'accueil extrafamilial : l'appui communication et juridique, l'accueil extrafamilial et enfin la promotion et le soutien aux activités de jeunesse. La communication, qui est ressortie comme l'un des points à améliorer dans le cadre de l'audit, sera ainsi renforcée auprès des équipes internes et des partenaires externes.
Un ou une spécialiste système, qualité et organisation sera intégré-e et aura pour mission d'améliorer et de simplifier les processus de travail, et de gérer tout le système de contrôle interne (SCI). La personne en charge de cette fonction sera complétée par un collaborateur ou collaboratrice spécialisé-e en économie pour assumer les tâches relatives à la détermination de la participation financière des parents aux frais de placements des enfants placés en famille d'accueil (FA) ou en institutions d'éducation spécialisée (IES). Cette tâche est actuellement accomplie par les intervenant-e-s en protection de l'enfant, ce que l'audit a questionné. Elle aura également la responsabilité d'organiser les ressources logistiques du service (locaux, informatiques, mobilier, etc.) et de gérer des projets spécifiques.
Un accompagnement et une évaluation de cette réorganisation seront réalisés.
