Élimination de dossiers

Principe

Au terme du délai d'utilité des dossiers, les entités (par leur préposé à la gestion des documents) doivent les proposer à l'office des archives.

En l'absence de plan d'archivage ou de calendrier de conservation, l'entité invitera l'office des archives à venir faire une évaluation sur place.


Marche à suivre

Pour les dossiers dont le sort final pressenti est l'élimination, l'entité établit un bordereau d'élimination :

  • en utilisant une ligne par type de dossiers, en en indiquant le contenu, les dates et la quantité (nombre de boîtes, cartons, classeurs, etc.) ;
  • puis le transmet (au format .xlsx) à oaen@ne.ch pour vérification.

Si le bordereau convient, le faire signer au responsable de l'entité et le transmettre à l'office des archives pour signature.

Après réception du bordereau signé par l'office des archives, l'entité dispose de trente jours pour procéder à ses frais à la destruction des dossiers, dans le respect de la protection des données personnelles ou sensibles.

À noter :

  • On ne peut conserver de copie d'un dossier éliminé.
  • Aucune élimination ne peut avoir lieu sans l'accord explicite de l'office des archives.

Bordereau d'élimination

 

Modèle de bordereau d'élimination


Tout bordereau doit parvenir à l'office des archives au moins deux semaines avant l'élimination effective prévue.