Conformément aux dispositions de l'article 195, alinéa1, lettre d, de la Loi sur les contributions directes du 21 mars 2000 (LCdir), l'employeur doit établir pour chaque période fiscale un certificat de salaire à ses employé·e·s et en remettre une copie à l'autorité fiscale.
Logiciel d'aide pour les employeurs
Seul le formulaire fédéral officiel doit être utilisé pour l'établissement du certificat de salaire. Un logiciel permettant de remplir de manière automatisée le document est mis gratuitement à la disposition des employeurs par les autorités fiscales, sur le
site internet de l'administration fédérale des contributions.
Afin de faciliter le traitement des certificats par le Service des contributions, un code à barres bidimensionnel, généré automatiquement par le logiciel, doit impérativement figurer sur chaque document établi par l'employeur.
Les employeurs ont également la possibilité d'éditer les certificats de salaire au moyen de leur logiciel de comptabilité "salaires". Celui-ci doit toutefois être compatible SWISSDEC, pour permettre la transmission électronique des documents directement aux autorités fiscales (pour les renseignements techniques, veuillez contacter votre fournisseur de logiciel).
Les employeurs qui n'ont pas de système informatique peuvent commander des exemplaires du formulaire officiel auprès de l'Office fédéral des constructions et de la logistique, Fellerstrasse 21, 3003 Berne.
Transmission
Chaque employeur est tenu d'établir le certificat de salaire
en deux exemplaires.
1. Le document original est remis à l'employé·e pour lui permettre de remplir sa
déclaration d'impôt.
2. La copie doit être envoyée à l'autorité fiscale.
Trois possibilités sont offertes pour la transmission du document :
Par fichier électronique, si le certificat a été édité au moyen d'un logiciel de salaire certifié SWISSDEC.
Par courrier postal, pour les documents établis à l'aide du logiciel gratuit des autorités fiscales suisses (avec code-barres bidimensionnel) ou ceux complétés à la main. Les certificats doivent être retournés à l'adresse suivante :
Service des contributions
Rue du Docteur Coullery 5
CH-2300 La Chaux-de-Fonds
Attention : nous vous rendons attentif au fait que les certificats envoyés sur des supports numériques (CD, DVD, clés USB, etc.) ne pourront malheureusement pas être traités par notre service.
