Le plan d’archivage donne un cadre de classement
(arborescence) aux dossiers, prescrit les différentes durées d’utilité et
indique quel sera le sort final des dossiers (versement aux archives,
échantillonnage ou élimination).
Il doit refléter les missions dévolues à l’institution
paraétatique ainsi que sa production documentaire. Tout dossier d’activité doit
y trouver sa place, qui dictera notamment sa durée d’utilité et son sort final.
Le plan d’archivage est le préalable nécessaire à tout
processus d’archivage bien mené, notamment avant la mise en place d'un nouveau système documentaire (GED, logiciels métier ou autre). Il doit être conçu dans le logiciel
ArchiClass, que l’office des archives met gratuitement à disposition des
institutions paraétatiques.
Le guide ci-contre renseigne sur la manière idéale de concevoir un plan d'archivage.
