Législation
La Loi sur l'archivage et son règlement d'exécution constituent la législation de base en matière d'archivage ; ils prescrivent la manière dont l'archivage doit se dérouler. En particulier, on y trouvera les définitions les plus importantes, les responsabilités de chacun et les étapes principales de l'archivage.
La Convention sur la protection des données et la transparence s'applique à tous les dossiers tant qu'ils sont conservés dans les services administratifs, jusqu'au moment de leur proposition.
Les registres et documents d'état civil sont régis par une législation fédérale propre.
Les étapes essentielles de l'archivage
Voici les principales étapes de l'archivage, quel que soit le support (papier ou numérique) :
Conception d'un plan d'archivage. Il est l'outil par lequel commence tout processus d'archivage bien pensé : il indique notamment un cadre de classement des dossiers, leur durée de conservation, leur sort final (versement aux archives ou élimination).
Gestion documentaire. Les communes doivent gérer et conserver leurs documents de manière ordonnée, sûre et selon le plan d'archivage.
Proposition. Lorsque les dossiers sont arrivés à échéance, ils doivent être soit versés aux archives, soit éliminés, en fonction de ce que prévoit le plan d'archivage.
Conservation et utilisation. Les archives doivent être conservées dans de bonnes conditions et mises à disposition des chercheurs, services ou particuliers qui en font la demande, selon la législation en vigueur.
L'unité de base est le dossier, non le document.
Archivage numérique
Les principes sont identiques quel que soit le support, papier ou numérique. Les Archives de l'État édictent des directives et recommandations à suivre afin que le processus se déroule au mieux, notamment dans le cas de l'utilisation d'un système de gestion des affaires électronique.
En matière d'archivage numérique, l'office des archives de l'État est en train de mettre en œuvre le concept AENeas, en partenariat avec les services informatiques actifs dans les communes.
Pour plus de détails, voir les pages dédiées sur ce site.
Petit lexique
Archives : ensemble de documents qui ont une valeur juridique ou historique et qui sont conservés indéfiniment.
Documents corbeille : document n'ayant pas d'utilité administrative ou légale :
- documents reçus pour information (publications non éditées par la commune, circulaires reçues pour information, publicité, …) ;
- documents de travail dont la version finale est disponible (brouillons, notes, …) ;
- documents d'accompagnement inutiles à la compréhension d'un dossier (lettre d'accompagnement, formulaire vierge, …) ;
- documents en plusieurs exemplaires (n'en conserver qu'un seul).
Dossiers d'activité : regroupement organisé de documents concernant une même affaire ou procédant de la même activité ou opération, qui ne sont pas arrivés à l'échéance de leur utilité légale ou administrative.
Durée d'utilité : durée pendant laquelle une administration conserve un dossier, pour des raisons légales (par exemple 10 ans pour les pièces comptables) ou administratives (c'est-à-dire pratiques, en fonction des besoins du service), avant de le proposer au Conseil communal pour versement aux archives définitives ou pour élimination.
Plan d'archivage : cadre de classement des dossiers (arborescence) accompagné notamment des durées d'utilité et du sort final (versement aux archives ou élimination).
Proposition : obligation de proposer au Conseil communal les dossiers arrivés à échéance de leur durée d'utilité, dans le but de les verser aux Archives communales ou de les éliminer.
Sort final : détermination de la destination finale des dossiers à l'échéance de leur durée d'utilité : versement aux archives, échantillonnage ou élimination.
