Législation
La Loi sur l'archivage et son règlement d'exécution constituent la législation de base en matière d'archivage ; ils prescrivent la manière dont l'archivage doit se dérouler. En particulier, on y trouvera les définitions les plus importantes, les responsabilités de chacun et les étapes principales de l'archivage.
La Convention sur la protection des données et la transparence s'applique à tous les dossiers tant qu'ils sont conservés dans les entités, jusqu'au moment de leur proposition.
Les étapes essentielles de l'archivage
Voici les principales étapes de l'archivage, quel que soit le support (papier ou numérique) :
- Conception d'un plan d'archivage. Il est l'outil par lequel commence tout processus d'archivage bien pensé : il indique notamment un cadre de classement des dossiers, leur durée de conservation, leur sort final (versement aux archives ou élimination).
- Gestion documentaire. Chaque entité doit gérer et conserver ses dossiers de manière ordonnée, sûre et selon le plan d'archivage.
- Proposition. Lorsque les dossiers sont arrivés à échéance, ils doivent être soit versés aux archives, soit éliminés, en fonction de ce que prévoit le plan d'archivage.
- Conservation et utilisation. La conservation définitive des archives est du ressort de l'office, qui en garantit la sécurité et l'accessibilité selon les règles en vigueur.
L'unité de base est le dossier, non le document.
Archivage numérique
Les principes sont identiques quel que soit le support, papier ou numérique. Les Archives de l'État édictent des directives et recommandations à suivre afin que le processus se déroule au mieux, notamment dans le cas de l'utilisation d'un système de gestion des affaires électronique.
En matière d'archivage numérique, l'office des archives de l'État est en train de mettre en œuvre le concept AENeas, en partenariat avec les services informatiques actifs dans les communes.
Pour les spécificités liées à l'archivage numérique, voir la page dédiée sur ce site.
Petit lexique
Archives : ensemble de documents qui ont une valeur juridique ou historique et qui sont conservés indéfiniment par les Archives de l'État.
Documents corbeille : document n'ayant pas d'utilité administrative ou légale :
- documents reçus pour information (publications non éditées par l'entité, circulaires reçues pour information, publicité, …) ;
- documents de travail dont la version finale est disponible (brouillons, notes, …) ;
- documents d'accompagnement inutiles à la compréhension d'un dossier (lettre d'accompagnement, formulaire vierge, …) ;
- documents en plusieurs exemplaires (n'en conserver qu'un seul).
Durée d'utilité : durée pendant laquelle une entité conserve un dossier, pour des raisons légales (par exemple 10 ans pour les pièces comptables) ou administratives (c'est-à-dire pratiques, en fonction des besoins du service), avant de le proposer à l'office des archives pour versement ou élimination.
Plan d'archivage : cadre de classement des dossiers (arborescence) accompagné notamment des durées d'utilité et du sort final. Il est validé à la fois par le responsable de l'entité et par l'office des archives.
Proposition : obligation de proposer à l'office des archives les dossiers arrivés à échéance de leur durée d'utilité, dans le but de les verser aux Archives de l'État ou de les éliminer.
Sort final : détermination de la destination finale des dossiers à l'échéance de leur durée d'utilité : versement aux Archives de l'État, échantillonnage ou élimination.
